Si vous gérez un tiers-lieu, un fablab, un espace de coworking, ou un autre type d'espace partagé, vous savez à quel point il est important d'avoir un logiciel de gestion efficace pour simplifier vos tâches quotidiennes. Un logiciel de gestion de tiers-lieux peut vous aider à gérer facilement les réservations d'espaces, la gestion des membres, la facturation et la comptabilité, ainsi que la gestion des projets. Cependant, il peut être difficile de choisir le meilleur logiciel de gestion. Voici cinq astuces pour vous aider à faire le bon choix.

Astuce 1 : Évaluez vos besoins

Avant de choisir un logiciel de gestion pour votre tiers-lieu, il est important de définir vos besoins et vos priorités. Pour cela, nous vous conseillons d’évaluer les tâches que vous souhaitez automatiser avec l'usage d’un outil dédié. Quelles sont les tâches administratives qui vous prennent le plus de temps ? Est-ce que vous avez besoin d'un logiciel qui vous permet de gérer vos réservations ? Avez-vous besoin d’une solution de paiement en ligne ?  Avez-vous d'autres fonctionnalités spécifiques à votre activité comme le besoin de gérer vos inventaires ?
En listant vos besoins, vous pourrez établir une checklist des fonctionnalités essentielles et ainsi trouver un logiciel de gestion qui coche toutes les cases.

Astuce 2 : Comparez les options

Il existe de nombreux logiciels de gestion pour les tiers-lieux disponibles sur le marché. Il est important de mener une recherche approfondie pour trouver les options les plus adaptées à vos besoins. Comparez les fonctionnalités, les coûts, la facilité d'utilisation et les commentaires des utilisateurs pour trouver le logiciel de gestion qui convient le mieux à votre tiers-lieu. N'hésitez pas à demander des démonstrations et des essais gratuits pour tester les logiciels avant de prendre une décision finale.

N"oubliez pas de vérifier si le fournisseur offre un bon support client. Les problèmes techniques peuvent survenir à tout moment, il est donc nécessaire de s'assurer que vous pouvez contacter rapidement et facilement le support client pour obtenir de l'aide en cas de besoin.

Astuce 3 : Vérifiez l'expérience utilisateur

Un logiciel de gestion doit être facile à utiliser et à comprendre pour tous les membres de votre tiers-lieu. Assurez-vous de vérifier l'expérience utilisateur du logiciel de gestion que vous envisagez d'utiliser. Les interfaces conviviales et intuitives sont essentielles pour assurer une adoption rapide par les membres de votre tiers-lieu.

Astuce 4 : Vérifiez la sécurité des données

La sécurité des données est cruciale pour tout tiers-lieu qui traite des informations sensibles telles que les données personnelles des membres. Aussi, il est important de vérifier que le logiciel de gestion soit conforme aux réglementations de protection des données telles que le RGPD (Règlement général sur la protection des données) si vous êtes basé en Europe. 

Pour vérifier si un logiciel est conforme au RGPD, vous pouvez poser des questions aux prestataires de logiciels pour vous assurer qu'ils ont mis en place des mesures de sécurité adéquates pour protéger les données des membres, ainsi que des politiques de confidentialité et de traitement des données.

Lors d'un test, vous pouvez également vérifier que le logiciel de gestion dispose de fonctionnalités telles que la gestion des consentements, la possibilité de modifier/supprimer des données, la demande d’un mot de passe complexe,... Vous pouvez également vérifier que le logiciel est régulièrement mis à jour pour garantir une meilleure sécurité.

Astuce 5 : Considérez un logiciel de gestion libre

Enfin, considérez l'option d'utiliser un logiciel de gestion libre pour votre tiers-lieu. Ce type de logiciel est distribué sous une licence libre, ce qui signifie que son code source est accessible pour tout le monde.

Les logiciels de gestion libres offrent une alternative aux logiciels propriétaires. Ils disposent d'une flexibilité accrue pour personnaliser et adapter le logiciel à vos besoins spécifiques, tout en offrant souvent des coûts d'installation et d'utilisation moins élevés que les logiciels commerciaux.

Ils offrent également une plus grande transparence, car les utilisateurs peuvent voir comment le logiciel fonctionne et s'assurer qu'il n'y a pas de fonctionnalités cachées ou de backdoors.

Fab-manager est un exemple de logiciel de gestion libre adapté pour les tiers-lieux tels que les fablabs, les makerspaces et les hackerspaces. Il s'agit d'un logiciel qui permet de gérer l'ensemble des activités d'un tiers-lieu, depuis la réservation des machines jusqu'à la gestion des projets et des membres.

Choisir le meilleur logiciel de gestion pour votre tiers-lieu peut sembler difficile, mais en suivant ces astuces, vous pouvez trouver le logiciel adapté et offrir à vos membres une expérience sans tracas pour qu'ils puissent se concentrer sur leur projet.