5 conseils pour simplifier la gestion des membres dans votre tiers-lieu

La gestion des membres peut être un défi pour tout tiers-lieu, qu'il s'agisse d'un fablab, d'un espace de coworking ou d'un makerspace. Suivre les membres, les informer, répondre à leurs demandes, peut vite être fastidieux. Et pourtant, bien gérer ses membres s’avère essentiel pour assurer le bon fonctionnement d'un tiers-lieu ! 

Comment faire face à ce défi ? Suivez nos 5 conseils pour améliorer la gestion des membres de votre tiers-lieu.

Conseil 1 : Optez pour un système de gestion en ligne

Le premier conseil est peut-être le plus évident, mais il est toujours important de le rappeler : utilisez un logiciel de gestion de membres. Selon une étude de McKinsey, les travailleurs qui utilisent des outils en ligne peuvent gagner en moyenne 50 minutes par jour !

L’usage d’un logiciel de gestion en ligne offre effectivement de nombreux avantages :

• Une gestion en ligne va centraliser toutes les informations de vos membres en un seul endroit. Vous n’aurez plus une multitude de fichiers excel avec plein d’onglets dont seul vous connaissez leur fonctionnement et leur emplacement ! Un vrai gain de temps quand on sait que les travailleurs passent en moyenne 16 minutes chaque heure à chercher des informations, des documents ou des fichiers, selon une étude de l'Université de Californie. Cela représente près de 40% de notre temps de travail ! La centralisation des informations vous offre également une visibilité sur la gestion de l'ensemble de vos membres et vous permet de mieux suivre les statistiques de fréquentation de votre tiers-lieu.
• L'automatisation des tâches courantes telles que l'inscription de nouveaux membres, l'envoi de rappels de renouvellement, ... représente un réel avantage. Cela vous fera gagner du temps et évitera toutes erreurs humaines.

Si vous utilisez un logiciel tel que Fab-manager pour gérer votre tiers-lieu, vous pouvez facilement gérer les adhérents, retrouver toutes les informations sur leurs réservations, en deux clics.

Alors ?!
Prêt à troquer vos fichiers excel, vos dossiers papier et votre téléphone contre un logiciel de gestion en ligne pour gérer vos membres ?

Conseil 2 : Mettez à disposition de vos membres un tableau de bord

Utilisez un outil de gestion en interne, c'est bien mais quand cet outil peut aussi offrir un espace dédié à vos membres, c'est encore mieux !

Offrir un portail en ligne pour les membres est un autre excellent moyen de simplifier la gestion de vos membres. La collecte des informations sur vos membres n'implique aucune action de votre part. Ce sont vos membres qui vont renseigner leurs informations en créant leur compte, pour ensuite accéder à leur tableau de bord personnel.

Via ce tableau de bord, les membres pourront retrouver l’ensemble de leurs réservations et informations personnelles. Cela réduit le temps passé par les membres à contacter le personnel pour les questions de routine et permet une expérience de gestion plus efficace.

Conseil 3 : Utilisez un système de réservation facile d'usage

Un système de réservation facile d'usage peut grandement simplifier la gestion des membres dans votre tiers-lieu. Les membres peuvent réserver des espaces de travail, des salles de réunion, des formations et d'autres ressources facilement et rapidement, ce qui réduit la charge de travail pour vous et votre équipe.

Assurez-vous que le système soit facile à utiliser pour vos membres et que vous disposez d'un système de confirmation automatique pour éviter les conflits de réservation et les appels de vos membres.

Conseil 4 : Mettez en place un processus de paiement efficace

Les paiements représentent une partie importante de la gestion de vos membres. Assurez-vous d'avoir des processus de paiement efficaces en place, tels que des paiements en ligne ou des paiements automatiques. 

En offrant des options de paiement en ligne, vous facilitez le processus de paiement pour les membres. Vous leur évitez d'avoir à se déplacer physiquement pour effectuer un paiement ou d'être contraint de vous contacter par téléphone, pendant vos horaires d’ouverture. 

L’usage du paiement en ligne va aussi grandement simplifier la gestion des adhésions de vos membres. Ils n’ont plus besoin de vous, ils peuvent les régler en ligne. De quoi vous faire gagner un temps précieux ! 

Conseil 5 : Utilisez une stratégie de communication efficace

Une communication efficace est essentielle pour la gestion des membres dans votre tiers-lieu. Vous devez être en mesure de communiquer clairement avec vos membres pour leur transmettre des informations importantes, répondre à leurs questions et résoudre leurs problèmes.

Soyez clair et précis dans votre communication. N’hésitez pas à répéter les informations importantes sur vos différents outils de communication. Si vous utilisez un logiciel de gestion en ligne, c’est aussi l’occasion de centraliser et diffuser vos informations dans un seul endroit, facilement identifiable pour vos membres.  

De même, l’usage d’un outil en ligne peut vous aider à envoyer des rappels de réservations à vos membres, leurs envois sera automatisé. Vous n’aurez rien à faire, le logiciel enverra les informations de réservations aux membres à votre place et au moment où vous lui aurez demandé. Aucun risque d’oubli !

En suivant ces 5 conseils pour simplifier la gestion des membres dans votre tiers-lieu, vous pouvez gagner du temps et améliorer l'expérience des membres. Avec des outils tels que Fab-manager, la gestion des membres peut être simplifiée et rationalisée, permettant aux membres de se concentrer sur leurs projets et à votre lieu de se développer.